Texto soporte - Enfoque de procesos
3. Metodología de procesos
Metodologías de procesos. El enfoque de mejora de los procesos implica determinar este flujo macro, identificar mecanismos para mejorarlo y dictar lineamientos a los diferentes participantes para que simplifiquen, homologuen y adopten herramientas tecnológicas.
También es importante que la mejora se enfoque en los principios que fundamentan la nueva forma de gestión, como la completitud del territorio; aquí vemos que el catastro debe manejar tanto la información de predios regulares, como los irregulares; ambas caras deben representar la realidad jurídica predial, una para promover la cultura de inscripción y otra para que las instituciones que titulan atiendan la expectativa del Estado y del ciudadano.
Hablamos entonces de adoptar metodologías para el levantamiento de procesos, línea de base inicial y sobre todo una hoja de ruta que permita aplicar de manera gradual buenas prácticas que en muchos casos ya se usan en algunos municipios e instituciones. Pero la prioridad de la mejora son los procesos, las tecnologías solamente son herramientas para lograrlo.
La Gestión del Cambio en el enfoque de Procesos
La gestión del cambio se centra en la mejora de los procesos, porque que éstos son los que reflejan las entradas, la participación de los actores que hacen la transformación y el resultado tanto para la toma de decisiones institucionales como para los servicios hacia el ciudadano. El enfoque de mejora basado en los procesos, por sí mismo conllevará a la mejora de la información y a una mejor articulación de las partes interesadas.
El inventario de los macroprocesos.
Esta identificación no se hace para el 100% de los macroprocesos, sino a los que tienen un flujo típico de pasos y participantes, sobre los que se establezcan indicadores, mecanismos de mejora y cuyas buenas prácticas se extrapolen a otros servicios con características similares. En la Figura siguiente se detalla el contenido de la ficha.
Esquema de ficha resumen de
macroprocesos
La Documentación de Procedimientos.
Una vez identificados los macroprocesos, con los actores que participan en el flujo, es necesario documentar el procedimiento. Para ello, se propone en este instrumento que refleja la situación as-is de los procedimientos que suceden en el flujo del trámite y sus propuestas de mejora; esta debe estar desligado de la herramienta tecnológica, incluir la secuencia paso a paso y si es necesario incluir observaciones respecto a tecnología podrán ir como observaciones, tal como se muestra en la Figura siguiente.
Instrumento para la documentación de procedimientos
La Figura anteior refleja el flujograma del procedimiento, que debe ser consistente con la descripción paso a paso mencionado en el párrafo anterior. Este debe separar gráficamente las etapas claves del proceso:
- Entradas, aquí se incluyen los intermediarios del flujo, en donde se obtienen requisitos previos conforme al tipo de trámite,
- Procesamiento, aquí se incluye los intermediarios que generan el producto intermedio,
- Salidas, aquí se incluye los intermediarios y sus actividades que producen el resultado final,
La razón por la cual se hace esta separación es para asegurar el mejor aprovechamiento de las propuestas de mejora; buscando disminuir o centralizar requisitos en una ventanilla única, así como facilitar el entendimiento visual de dónde representa más tiempo y costo para el ciudadano. La construcción de la versión to – be se puede hacer usando este mismo instrumento.
Diagrama de flujo de Procesos
As-is es un acrónimo de inglés, de la disciplina de procesos que significa “situación actual”.
To-be es un acrónimo de inglés, de la disciplina de procesos que significa “situación esperada”.